案例筆記：VO 申請為何被退回補充資料

本文為教育用途的虛構綜合案例，不代表任何可識別的客戶、工程或實際估值。

某承建商按修訂資料完成額外工程，並提交附有通訊、照片及報價的 VO，但申請被退回要求補充資料。

退回不代表變更工程一定沒有價值，而是現有文件未能把指示、範圍改變、工程量、單價及記錄連成一條可供審核的估值路徑。

商務問題

相關文件雖然存在，但分散在不同位置。提交要求審核人員自行判斷：

• 哪項指示引致每個申報項目；
• 原合約範圍包括甚麼；
• 實際改變了甚麼；
• 加項及減項如何量度；
• 建議單價為何符合合約估值基礎；以及
• 哪些記錄支持有關工程。

大量附件不等於已充分證明的 VO。提交本身需要引導審核人員理解估值邏輯。

專業框架

HKIS 2025 年 2 月更新的變更估值指引提出有系統的方法：記錄所有改變、識別指示、量化變更，並採用合適估值基礎。如工程性質及施工情況相同，應先考慮合約單價；相近但不完全相同的工程可考慮按比例調整單價；性質不同的工程則可能需要公平的新單價或「star rate」。Daywork 必須符合合約條件及所需記錄，不能視為一般後備方法。

如合約採用 HKSMM4 作為量度基礎，亦應核對項目描述、單位及視為包括的內容，避免遺漏或重複申報已包含在單價內的工作。

VO 被退回的原因

1. 指示記錄不完整

提交只籠統提及「現場指示」，沒有列明發出人、日期、圖紙修訂或正式通訊。口頭指示及會議記錄雖有附上，但未解釋其合約地位。

可建立指示表，把每項 VO 連繫至有關指示、修訂圖、確認書或通知。個別通訊是否有效，仍須按適用合約判斷。

2. 沒有比較原範圍與變更範圍

文件顯示最終完成工程，但沒有提供原有基準。缺少原圖、規格或 BQ 描述時，審核人員難以看出實際差異。

可用簡潔對照列明：

• 原有要求；
• 修訂要求；
• 加項；
• 減項；以及
• 連帶工程。

標示圖應採用一致編號，並清楚界定量度範圍。

3. 工程量組成無法追溯

摘要只列出總量，沒有尺寸或位置。照片可證明現場曾進行工程，但不能單獨證明申報工程量。

量度表應列明圖紙、位置、尺寸、單位及計算。若有共同量度記錄，亦應一併提交。同一項目不應同時出現在已量度工程及百分比預留內。

4. 單價基礎跳過合約估值次序

承建商附上供應商報價及加成，但沒有先檢查合約是否已有適用單價。另一方面，如施工情況不同，只套用原單價亦未必合適。

單價說明宜列出：

1. 曾考慮的合約單價；
2. 工程性質及施工情況是否可比較；
3. 按比例調整方法；
4. 需要新單價時的組成；以及
5. 人工、物料、機械及分判資料。

5. 證明文件未與估值項目對應

照片、電郵及送貨記錄只作一般附件，沒有 VO 項目編號。文件數量增加了，但關鍵問題仍未得到回答。

可建立證據索引，讓每項 VO 直接指向所依賴的指示、圖紙、量度表、單價分析、照片及通訊。

QS 檢視框架

1. 確定合約通訊及通知要求。
2. 建立指示及變更記錄。
3. 比較原範圍與修訂範圍。
4. 按合約量度基礎計算加項及減項。
5. 測試單價次序，並記錄所採用的估值方法。
6. 把證明文件逐項連繫至申報內容。
7. 建立回應表，直接處理過往估值意見。
8. 把 VO 摘要與過往提交及項目 VO 記錄對賬。

虛構例子

某天花分判商按協調修訂，更改檢修口尺寸並增加支架。首次提交只有供應商報價及現場照片，沒有原反射天花圖、修訂標示圖，亦沒有量度原有檢修口的減項。

修訂文件加入指示編號、比較兩個圖紙修訂、量度減項及加項、列出額外支架，並解釋哪些合約單價可直接使用或需要調整。照片按位置標示並連繫至量度項目。雙方仍可能對個別單價有不同意見，但提交已具備逐項審核條件。

承建商檢查清單

• 每項申報是否連繫至可識別的指示或事件？
• 文件是否同時顯示原範圍及變更範圍？
• 加項及減項是否均已量度？
• 每項工程量能否追溯至圖紙、位置或現場記錄？
• 是否已考慮合約單價估值次序？
• 如採用 daywork，記錄是否符合合約？
• 每份證明文件是否有對應項目編號？
• 過往意見是否已直接回覆？

何時可考慮專業支援

如 VO 反覆被退回、指示分散於多個渠道、工程量無法對賬，或建議單價基礎存在爭議，可考慮 VO 檢視。商務 QS 支援可整理估值路徑及識別缺漏證明，但不能提供法律權利判斷或保證雙方達成協議。