VO 為何未能協議？五個常見提交錯誤

VO 金額即使合理，也可能因提交方式不清而難以評估。審核人員需要理解工程為何改變、改了甚麼、工程量如何計算，以及建議單價為何符合合約。

HKIS 的變更估值實務指引提出有次序的估值方法：先考慮適用的合約單價；如情況合適，再考慮按相近單價作比例調整；其後才建立公平的新單價，即一般所稱的 star rate。Daywork 並不是任意後備方法，必須符合合約訂明的條件。這種次序比直接選用最高估值的方法更有理據。

錯誤一：指示及通知記錄不完整

電郵、修改圖或口頭要求可以解釋現場發生甚麼，但合約可能指定有權發出指示的人士、所需格式及通知期限。記錄應包括：

• 誰發出要求；
• 何時收到；
• 涉及哪一張圖、RFI、SI 或會議記錄；
• 承建商採取了甚麼行動；以及
• 何時通知商務影響。

若現場必須即時處理口頭指示，應盡快以書面確認，並按合約要求申請正式指示。

錯誤二：沒有分清原有及變更範圍

只寫「額外工作」並不是可量度的描述。較完整的範圍說明應列出：

• 原合約要求；
• 修改後要求；
• 位置及圖紙編號；
• 增加、刪減及已拆除或作廢工作；以及
• 變更原因。

原圖與修改圖的對照，或清楚的 marked-up drawing，通常比一段很長的文字更容易說明變更。

錯誤三：工程量無法覆核

審核人員應能由每項工程量追溯至圖紙、現場尺寸或記錄。工程量計算紙應列明位置、尺寸、單位及計算方法。若合約採用標準量度方法，項目描述及包含內容亦應跟隨該基礎。

另需檢查相關工作是否已包括在項目單價、preambles 或 preliminaries 內，避免漏計或重複計算。

錯誤四：單價基礎沒有跟隨合約

供應商報價本身並不能證明正確的 VO 價值。提交文件應說明估值途徑：

1. 是否有適用的合約單價？
2. 是否可按相近單價作合理比例調整？
3. 是否需要建立新的 star rate？
4. 如採用 daywork，是否符合合約條件並保存所需記錄？

Star rate 應分開顯示人工、材料、機械、損耗、運輸及適用附加費。支持報價的日期、範圍、數量及商務條件亦應與變更工作相符。

錯誤五：完成工程後才補做記錄

事後重組記錄的可信程度較弱，因為人工投入、現場限制及作廢工作可能已無法查看。工程進行時應保存：

• 可識別日期及位置的相片；
• 每日記錄及人工分配；
• 送貨單及材料發票；
• 機械使用記錄；
• 檢查或測試記錄；以及
• 能說明事件先後的往來文件。

記錄需要證明該項變更工作，而不只是顯示項目某處曾經有人施工。

虛構例子

一名機電分判商收到指示，需要在已完成天花區域上方改動喉管路線。較完整的 VO 文件應包括修改後的綜合圖、書面指示確認、原有及修改路線標示、喉管及配件工程量、開啟和還原天花的人工記錄、附日期相片，以及在適用情況下與合約單價連結的單價分析。

若只提交供應商發票及一項總數人工費，審核人員便難以核實變更範圍及估值方法。

提交前檢查清單

• 已列明指示及通知編號。
• 已比較原有及修改後範圍。
• 工程量可由第三方覆核。
• 建議單價跟隨合約估值次序。
• 刪減及作廢工作分開列出。
• 相片及記錄可識別日期和位置。
• VO 記錄表的金額及狀態與提交文件一致。
• 已列明假設及排除事項。

何時需要專業支援

當多項 VO 的格式不一致、單價基礎存在分歧，或最終結算內有大量已完成但記錄不足的變更時，可考慮 QS 支援。首要工作是建立可追溯的提交文件，並在談判前識別證據缺口。